Excel como base de datos (caca nene)
Muchas empresas acostumbran a tener su documentación en Microsoft Excel. Y por muchas quiero decir más de las que uno quisiera suponer. Aquí mismo voy a enumerar porque no debería ser utilizada como base de datos y que alternativamos podemos usar:
1. No está hecho para eso
Excel es un spreadsheet, o sea, una hoja de cálculo, no un gestor de bases de datos. Está pensado para análisis, no para manejar grandes volúmenes de datos relacionales.
2. Poca escalabilidad
Cuando tenés muchos datos (hablamos de miles o millones de filas), Excel se pone lento, se tilda, o directamente se rompe. Un sistema como MySQL, PostgreSQL, o incluso Access, maneja eso muchísimo mejor.
3. Errores humanos
Un clic mal hecho, una fórmula mal copiada, alguien que borra una fila sin querer… y chau datos. Excel no tiene buenos mecanismos para prevenir esos errores o para auditar qué pasó.
4. Problemas de seguridad
Compartir un Excel por mail o por drive es súper común, pero también súper inseguro. No hay control de usuarios, roles, ni permisos finos como sí tiene una base de datos de verdad.
5. No es multiusuario
Si dos personas abren el mismo archivo y lo editan a la vez… desastre. Una DB de verdad maneja eso con transacciones, bloqueos, versiones, etc.
6. Relaciones complejas = un quilombo
Las bases de datos permiten relaciones entre tablas (como un cliente con muchas compras). En Excel, eso lo terminás simulando con VLOOKUPs o fórmulas que se vuelven un infierno de mantener.
En esta oportunidad voy a explicar la implementación de Bookstack la cual utiliza MySQL como base de datos, corriendo sobre Ubuntu Server, a su vez corriendo sobre Proxmox.
Entonces, qué se puede usar para gestionar mis datos
¿Por qué bookstack?¿Qué tiene de malo mi hojita de cálculo?
En este lugar de trabajo (no voy a mandar a nadie al frente),gran parte de la información interna se gestionaba a través de múltiples archivos de Excel y Google Sheets. Esta forma de trabajo, aunque conocida y sencilla, presenta varios problemas:
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📂 Demasiadas planillas dispersas: La información está repartida en distintos archivos, en diferentes carpetas o unidades, lo que genera confusión al momento de buscar algo.
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⛔ Falta de estructura clara: No hay una jerarquía ni organización consistente. Cada persona tiene su propia forma de guardar o registrar datos.
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🔁 Versiones duplicadas o desactualizadas: Existen varias versiones del mismo archivo, lo que puede llevar a errores y pérdida de tiempo.
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🧠 Conocimiento no centralizado: Si alguien se va de la empresa, es probable que parte de su conocimiento también se pierda.
¿Qué soluciona BookStack?
Algunos beneficios clave:
- ✅ Organización jerárquica: Usa el modelo libros > capítulos > páginas, lo que permite estructurar la información de forma lógica y clara. También hay una unidad organizativa aún más abarcativa llamada Shelves donde agrupamos libros según nuestras preferencias.
- ✅ Edición colaborativa: Todos los cambios quedan registrados, con historial de versiones y posibilidad de volver atrás.
- ✅ Búsqueda centralizada: Encontrás rápidamente lo que necesitás con el buscador integrado.
- ✅ Control de acceso: Se puede limitar quién ve o edita ciertos contenidos.
- ✅ Libre y de código abierto: No tiene costo, y podemos adaptarlo a nuestras necesidades.
Perfecto, usamos Bookstack. ¿Dónde lo hosteamos?
- 8 GB de RAM
- Interl i5 de 10ma generación
- HDD de 1TB
Proxmox o baremetal?
La idea inicial siempre fue simple: instalar Ubuntu Server directamente sobre el servidor, sin vueltas, sin capas extra, sin complicaciones. Pero, leyendo en Reddit y metiéndome un poco más en el tema, me crucé con un comentario que me hizo replantearlo todo. Si quería tener una mejor gestión de backups y hacer que la plataforma fuera más resiliente, virtualizar con Proxmox era claramente una mejor opción.
Además, de yapa, Proxmox te abre la puerta a correr otros servicios en VMs o contenedores, lo que deja el terreno preparado para futuras implementaciones sin tener que tocar el sistema base.
Problemas con la instalación de Proxmox
Me bajé la última versión de Proxmox desde la web oficial, todo listo para instalar… pero no. Apenas arrancaba, se clavaba sin explicación. ¿Solución? Volver a una versión anterior, instalarla sin drama, y después hacer el upgrade manual a la última versión. Medio rebuscado, pero funcionó perfecto.
Proxmox andando y control total desde el navegador
Una vez instalado, el servidor quedó funcionando headless, o sea, sin monitor ni teclado conectados. Gracias a la interfaz web de Proxmox, podía manejar todo desde otra máquina, como si estuviera en la misma pantalla. Una maravilla.
Ubuntu Server + Bookstack en una hora
Desde la misma consola web de Proxmox, creé una VM y le cargué Ubuntu Server (última versión), que podés descargar desde el sitio oficial:
👉 https://ubuntu.com/download/server
Cero dramas en la instalación. Después seguí con la instalación de Bookstack, una plataforma para documentación tipo wiki, siguiendo la documentación oficial. Todo fue bastante directo.
En menos de una hora ya tenía:
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Proxmox corriendo en el servidor
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Una VM con Ubuntu Server
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Bookstack instalado y andando
Y sin levantarme de la silla.
Backups automáticos (y offsite)
Con Bookstack funcionando, lo siguiente era asegurarme de no perder nada si algo salía mal. Así que armé una estrategia de backups automáticos:
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Backups diarios en Proxmox: configurados para hacerse todos los días a la 1:00 AM. Además, se configuró Proxmox para que guarde solo los últimos 2 backups, así no se llena el disco.
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Backup offsite con Rclone: esto fue un poquito más entretenido. Usé Rclone para que todos los días a la 1:30 AM los backups se suban automáticamente a Google Drive. Así tengo una copia fuera del servidor por si las moscas.
Script rclone y cron
Script
Cron para correr sript todos los días a la 1:30am.
Verificando que todo funcione
Después de hacer algunas pruebas y revisaciones, confirmamos que el script de backup anda joya. Como se ve en la imagen (📸), los backups se generan automáticamente y se suben directo a Google Drive, sin tener que mover un dedo.
Esto asegura que, si pasa algo con el server, siempre tenemos una copia lista para restaurar todo en minutos. Tranquilidad total.
Infraestructura armada y lista para usar
Entonces, la plataforma quedó armada así:
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Proxmox corriendo en un servidor headless (sin monitor, ni teclado, ni nada conectado)
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Una única VM (por ahora) con Ubuntu Server
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Y sobre esa VM, corriendo Bookstack como servicio principal
Todo se maneja desde la interfaz web de Proxmox, de forma remota, sin necesidad de estar tocando el fierro cada vez que hay que hacer algo.
¿Y ahora qué?
Ahora viene la parte más importante: usar Bookstack para documentar todo. Infraestructura, configuraciones, claves, procesos, flujos de trabajo… todo lo que antes quedaba tirado en una hoja de cálculo, un TXT o en la cabeza, ahora tiene su lugar.
